leyu乐鱼棋牌:酒店采购流程清单越是繁忙的时候越不能出错!
2024-07-24 10:15:18 | 来源:乐鱼手机登录网址| 作者:乐鱼在线登录

  采购是酒店运营中重要的一环,对于采购人员来说,采购程序以及如何规避风险乃是重中之重,今天为各位酒店人分享采购工作流程及如何规避采购风险,助力酒店采购人员高效的应对这些问题。

  整个采购部的工作是从请购开始的。完善的请购程序,能够有很大成效避免库存不足的情况,同时也能避免浪费。

  一是酒店设置总仓库,总仓储备各个部门使用的物品,凡此类物品均由仓库领班提出补货申请;

  这主要是因为酒店餐饮的很多东西都没有可贮存性。如果全部放在总仓里面,仓库维护成本会很高,而且酒店厨房正常的情况下也必须有现货贮存,领取的原材料也要经过粗加工清洗等工序而不能直接制作。

  为了避免浪费,总仓在申请之前须认真核查库存量及消耗量,同时结合月度采购计划填制请购单,然后由对口使用或管理部门确认补货品种和存量,由成本主管核准。总仓定制物品(物料)须提前30天申购,且一定要标注明确需到货日期。这样做才能够便于安排供货商的生产及送货周期。

  仓库储备以外的物资由各使用部门提出采购申请。申请时须送仓库确认是否有该项储备,或查询仓库多余物资中是否有代用品。

  各种鲜活食品如海鲜、肉类、蔬菜、水果、乳制品等,根据各厨房明日经营所需,由各厨房于每天下午三点前填写每日购货表,由行政总厨审批后交采购部执行。

  由指定的供货商发送新鲜的材料到酒店,经由仓库的验收小组、厨房指定厨师对其进行数量、质量的验收。

  酒水饮品可要求供货商每一个星期送1到2次货物,有效保证仓库周转率的完成。

  除此之外,还有另一种采购叫做紧急采购。有些物品不经常用到或者用到的数量少,仓库没有贮存。当需要用的时候由使用部门直接填写请购单申请,通过财务验收,然后领取。零星采购申请须提前10天填妥请购单,整一个流程,从总经理的审批,通知供应商或者采购部直接到市场采购,这样的一个过程尽量一个星期内完成。

  其实近几年,酒店成本控制的理念主要是让部门自己先控制,然后才是成本部门的分析。而在物流发达的城市,很多酒店物品基本已经实现零库存,只有贵重的酒水设置仓库。那么从系统方面出发,能给到一些必要的采购参考值就显得很重要。

  定价程序,顾名思义就是怎么确定最高性价比。这是酒店进行成本控制的关键环节。

  我们把酒店需采购的物品,分为库存物品和非库存物品两类。比如酒店常用的六小件、客用品就属于库存物品,而餐饮原材料大多都属于非库存物品。

  对于采购员所提供的供货商,使用部门、财务部要对其所提供的产品做背景调查,对产品的价格、品种、信誉,尤其是同行对供货商物品的使用回馈信息等做相应的评判,能要求供货商说出他们的产品对哪些酒店提供服务,可以和同行的使用人员进行交流,清楚供货商的具体情况。

  最后使用部门、采购部门和财务部门共同抉择选用哪家供货商的产品。最后,由采购经理报首席财务官审定,首席财务官审定后确认供货商,报总经理备案。

  厨房原材料因为季节因素价格波动非常大,成本控制相应来说挑战也比较大。要及时掌握这些原材料的价格,比如供货商直送厨房的海鲜、水产、家畜、肉类、水果、粮油制品等,就从另一方面代表着我们需要提高报价审批的频率。

  很多酒店针对这些用品,会实行实行15天报价审批制度。也就是说,报价时间每15天一次。

  ◆ 首先采购部于报批时间前分类填好供货价格审核表(包括供货商报价、采购部核准价及供货商联系资料);

  ◆ 成本主管根据历史数据、市场调研,审核价格或做出价格调整,交首席财务官批准后执行;

  同时,厨师长应掌握市场行情报价变化信息,经常与采购部保持联系,对降幅较大的菜类应大力推销,以最低的成本提供每周特价菜肴。

  所有有效的请购单到达采购部后,采购部按请购单上报先后顺序,分轻重缓急安排采购计划。

  每日直送类菜食须请供货商于当日上午9:30之前到货,员工食堂菜食9:00前到货。为避免员工食堂跟营业中心的厨房之间验货冲突,员工食堂尽量8:00前验货,然后是营业中心厨房的验货。

  注意:员工食堂跟营业中心厨房的原材料是同一家供货商送货,要避免验货中间发生错误。

  根据员工食堂和营业厨房的原材料验收标准,请供货商分类放置原材料,然后按照顺序依次验收员工食堂、营业厨房的原材料。

  ◆ 仓库补货10天内到货,10天内到货是指在预留30天货物周转量的前提下。

  ◆ 请购单一式四联,落实采购计划后,采购部须将请购单分送收货部,以便做好验货准备。

  ◆ 酒店需要相关部门一起做好验货工作,对于厨房直送原材料,各厨房厨师长(或指定负责人)包括员工食堂负责人,必须每天到收货部验收质量;对于工程材料,工程部参与验收质量,财务部则负责验收数量、价格。

  验收员必须根据已获批准的请购单、合同清单复印件等,由采购部根据不同到货时间,交收货部作收货凭证,无任何收货凭证的货物,验收员有权拒收。

  如果没有经过验收房的验收,酒店的供货商却直接将物品送到使用部门,那么供货商将没有收货凭证作为收款依据,财务也不认可供货商将货物直接送到使用部门。

  被验物品的品种、规格、质量、数量必须与随货凭证、被批准的请购单相符,包装的食品原料应注明厂家名称、厂址、商标、生产日期、保质期限、品质衡量准则、包装规格等;进货物品如有合同或小样,应根据合同标准和封存小样进行验收;送货数量上下浮动不允许超出10%。

  入库物品由仓管员在收货单上签收并将货品入库储存;部门急需物品到货,仓保员须马上通知使用部门。

  厨房直送原材料或其他部门直送物品到货,直接通知有关部门领货。每天上午的直送物品,收货部须于每天下午3:00前完成收货记录;下午的直送物品,须于下班前完成收货记录。

  行政总厨或部门负责人须及时在收货记录上签收。收货部须于第二天上午将收货记录送成本办;成本办凭各部门负责人或指定收货人的签名收货记录,作为部门成本费用入帐原始凭证。

  ◆ 采购物资的变动酒店购入物品,一旦确定了颜色、款式、用料、价格等,原则上不可以更改,如有变动,应报总经理批准。

  ◆ 供应商的更换确定每天鲜活类供货商必须慎重,应经过一段时期考察,其供货的质量、价格、时间都符合酒店营业要求情况下,签署供货协议。对不能保质、保量、按时供货的,使用部门可以提出更换供货商的要求。采购部提供可选择的供货商,由首席财务官审核资质报总经理批准。

  ◆ 采购跟踪物品采购任务落实后,采购部必须跟踪检查到货情况,接受收货部、仓保及各使用部门的信息回馈。

  ◆ 建立供应商档案建立供货商档案,详细记录供货商地址、电话、供货内容及信誉情况,为酒店积累对外联系数据。

  ◆ 供货合同签订供货合同或协议,均须经总经理批准。所有合同或协议须交财务部一份,由会计主管存档。酒店其它付款合同,也是如此。

  聊完采购流程,接下来就是聊风险了,酒店采购人在采购过程中总会遇到一定的风险,于是,“如何规避采购风险”便成为采购人需要时时面对的一个问题。

  采购风险对酒店的影响程度会因供应商与采购者的特征的不同而不一样,采购者与供应商之间的互动必定会影响到彼此长期的合作关系。

  其中,供应商的特征包括市场结构特征以及商品同质性和稳定能力,市场中各种酒店用品所占的比重,影响了其价格和买卖方市场。酒店在采购之前,必须要有事先的规划,而且对供应商必须要有某些特定的程度上的了解,防止造成不必要的风险。

  与此同时,为提升企业的采购管理能力并降低采购过程中的风险,有学者也提出了五项主要的采购策略:供应的保证、供应的维持、成本的减少、环境的变迁及竞争的优势。

  有学者从描述采购活动整一个完整的过程这一方面出发,将采购风险定义为:企业从制定采购计划开始,至物资采购、运输回来、验收入库,直到投入生产加工为止的一系列生产经营过程中所面临的各种风险。酒店的采购风险,更确切地讲,是指酒店在采购活动过程中所遇到的风险、不确定性和损失,其主要来自于供应商及供应市场。

  酒店在采购过程中所遇到的供应商或供应市场出现供应差错的潜在可能性,其结果导致企业不能满足那群消费的人需求,或使消费的人生活和安全受到威胁。根据有关物料需求和规格的时间表,采购部门和采购人员一定了解物料报价及选择良好的供应商。酒店在进行采购活动的过程中,存在一些影响企业绩效和顾客满意度的风险。

  这些风险有部分学者觉得最重要的包含:需求的确认、采购的需求、订单报价、供应商选择、订单确认、受理收据和订单以及付款。也有些专家觉得,在采购过程中的风险可大致分为两种类型:

  若是从供应商与供应商市场的方面出发,根据采购风险所具有的三个特性进行了划分,则可以将采购风险分为项目风险、市场风险和供应商风险。

  而中国学者一般将采购风险分为两种类型:内因型和外因型。其中,内因型风险包括计划风险、合同风险、验收风险、存货风险、责任风险、预付款风险等6种类型;外因型包括合同欺诈风险、价格风险、延迟交货风险、质量风险、意外风险等5种类型。

  采购风险的来源是主要由供应商的失败及市场特性决定的。也就是说,外部环境才是酒店在采购过程中的主要风险来源。

  外部环境,无论是市场本身还是供应商,如果他们没办法处理市场的需求,对于原材料需求、数量的波动或所需求的服务形式也没办法做出改变,无法达成交货要求,对于分配、控制及运送必须品的方式不当,没办法提供优势的竞争价格,对于可降低产品或服务价格上的能力不高,不足以满足质量上的需求等等,那酒店的采购风险就不知不觉地产生了。

  风险来自与外部,内部控制就显得很重要,酒店内部的各部门以及采购成员都要在内部做好风险的预估以及防范,把风险降到最低。另一方面,采购人的一举一动,也是影响供应商行为的关键,故在采购的交易中,要对供应商抱以真诚的合作态度,各种细节处理妥当。

  采购风险给酒店所带来的不利影响和损失不容忽视,酒店必须以积极的态度面对采购风险,并且采取一定的方法和措施予以应对。

  采购风险管理方法是指企业在采购过程中,为了尽最大可能避免或降低采购风险所带来的不利影响或损失而采取的一系列管理方法或措施,其目的是尽量以最低的成本获取最大的利益。

  有专家将采购风险管理方法重新进行了划分,将其划分为行为导向和缓冲导向这两种类型。其中,行为导向关注的是过程,具体包括四个方面:供应商资格认证,实行质量管理活动,共同制定目标成本以及供应商发展;缓冲导向关注的是结果,具体包括三个方面:安全存货,多重供应商以及要求供应商代管存货。

  管理方法纷繁复杂,要依据情况的变化而改变,不能一成不变,但上面提到的行为导向与缓冲导向都是规避采购风险的基本举措,要牢记才行。

  采购绩效评价主要是对采购活动的效率和熟练程度这两个方面做评价。为了能够更好的保证所需原材料和服务供应的不间断,大多数企业采购活动都会试图达到以下几个目标:令人满意的质量,可支付的成本,内部各部门关系融洽,与供应商关系良好以及合理的内部管理成本。

  基于以上这五个目标,有四个主要的指标用来衡量采购的效率或熟练程度:价格、质量、服务以及交货。

  由这四个方面所引起的不确定性和风险会影响到企业采购活动目标的实现,也即会影响到采购绩效的提升,并且这四个方面与采购绩效之间也存在正向相关关系。

  之所以要将采购绩效考核与采购风险联系起来讲,是因为采购风险是制约采购绩效的一个主要的因素,而如果要取得比较好的采购绩效,就必须规避采购中的种种风险,让采购效益提高。

  绩效管理就是促使组织和个体对战略目标以及完成战略目标达成共识,并实行有效的员工管理方法,最后实现战略目标的管理活动。或者绩效管理就是通过在员工和管理者双方相互理解的基础上,达成关于目标、标准及所需能力的协议,使得组织及个人获得理想的工作结果的一种管理过程。

  管理无具细,每一项工作都要具体落地。规范好采购的管理流程,可以让运营也变得顺畅起来。

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