在当下数字化、信息化时代,为满足主营项目实施管理的信息化、实时化、精细化的要求,公司开发了“项目管理信息系统”平台。旨在控制项目延期、成本上升、回款拖后而导致项目整体盈利下降;以期提升项目的管理上的水准、将大量线下工作变为线上工作,提高项目的执行效率及降低项目执行中的风险。该系统适用于项目全生命周期管理,贯穿了启动、规划、执行、监控、收尾、持续改进等六个过程,覆盖进度、质量、成本、资源、风险、安全等项目管理的各个要素。系统重点突出项目管理维度,按照项目管理关键要素搭建了项目管理信息系统架构,同时也实现了与采购平台、企业微信、财务软件和OA系统等互通互联。
中国建材集团有限公司(简称中国建材集团)是国务院国有资产监督管理委员会直接管理的中央企业,是全球最大的综合性建材产业集团、世界领先的新材料开发商和综合服务商。近年来,中国建材集团信息化建设和数字化转型不断提速,紧盯“数字引领材料创造”的转型愿景,体系化推进研发设计数字化、生产制造智能化、经营管理数字化和客户服务敏捷化,全力打造“数字中国建材”。中材节能603126)坚决执行中国建材的战略规划,在集团指引下,结合自己业务特点,秉持“打造世界一流的绿能环保综合服务商”的企业愿景,以“数字引领绿能环保”为驱动,聚焦公司主业,助力公司成为行业领先的绿色综合能源服务商。
按照功能架构,系统设置了公司层级、项目层级以及领导驾驶舱及各可视化报表等。
①公司层级包含的功能内容:基础数据管理、市场营销管理(国内、国际)、合同管理、立项管理、增值业务合同、支出合同管理、沟通管理。
②项目层级包含的功能内容:项目策划、设计管理、风险管理、设备材料催交监造管理、合同管理、沟通管理、施工管理、现场采购管理、成本管理、进度计划管理、安全质量管理、库存管理、质保期服务管理、项目结项管理。
③领导驾驶舱:项目管理驾驶舱、财务驾驶舱、质量安全驾驶舱、人力驾驶舱等。
④可视化报表:项目资金收支计划表、项目资金流台账、项目实际收付款台账、项目安全月报等。
①高度可配置化:该平台在多个功能大项上,如字段、表单、工作流、模块关联性、系统接口、组织架构、视图、项目模板等,都具有高度的可配置化。这种灵活性使得该平台能适应各种企业的真实的情况,快速设置和部署,满足企业的特定需求。
②集团级架构:该架构使各管理层级能够独立分区,实现组织-项目矩阵式管理。这支持统分结合的多级部署模式,满足企业业务多区域、多业务场景、多组织模式的管理需要。
③多方协同,全面管理:从项目建设到项目运营,平台可以对项目全流程的资产、设施与物料来管理与维护。这包括设施空间管理与商业租赁管理等,帮企业实现资产设施经营绩效的最大化。
④闭环管理,信息共享:该平台支持企业级、移动化的项目信息组织,以及弹性的项目组织方式。用户都能够随时随地开展工作,确保信息的实时共享和更新。
⑤维护成本低:平台采用组件形式和面向对象的开发方式,使得代码结构化程度更高,更易于维护。
⑥开发快效率高:该系统基于低代码开发平台,使用大量的组件和封装的接口进行开发,以及集成云计算的IaaS和PaaS层能力,可以大幅度提高开发效率。这使得企业能够以更快的速度将商业创意推出上线,从而在激烈的市场之间的竞争中占据主导地位。
(一)企业价值:形成了一套标准、通用的工程建设项目整体业务流程,为公司不同业务领域和承包类型的项目提供了标准化的参照;明确了项目执行过程中各个部门、岗位角色的工作界面、责任范围,提高了工作协同效率;形成了一整套工程建设项目标准化工作流程和作业模板,统一了不同项目的执行方式,项目执行整体更规范;对公司经营过程数据、信息、文档等集中管理,形成了公司的数据资产。具体价值体现在以下方面:
市场营销管理:通过市场信息跟踪,对客户信息、项目信息进行统一、标准化登记,避免了人员流动可能会引起的客户和项目线索流失问题。
项目成本管理:通过成本管理模块实现了项目预算编制过程引用对应CBS模板,有效解决了预算漏项的问题;通过成本模块CBS关联实现项目成本自动归集,项目各项费用统计及时、准确;系统实时对比预算、合同、付款,及时预警防止超支情况出现。
总包合同管理:通过合同模板对比功能,将与合同模板有区别的内容标记出来,方便对新合同进行审核和风险控制;
通过合同的潜在索赔线索的有效管理和跟踪,为项目索赔和反索赔提供了有力支持。
进度计划管理:通过P6一体化进度计划模板的编制,消除了项目计划编制的随意性,提高了计划编制的精确度;
通过P6软件在作业级的进度反馈,实现了实时、动态的进度跟踪,计划任务延期超时预警,消息推送。
采购管理:通过将采购合同清单数据结构化,自动形成设备、材料价格数据库,沉淀数据资产;与采购平台集成,数据互通,将采购合同分类精细化管理。
库存管理:通过库存模块管理设备材料出入库,规范现场库存管理,为财务合规管理提供相关依据。动态库存表根据出入库信息,实时统计设备材料库存情况。
设备监造管理:管理系统开放外部供应商接口,让供应商按照约定的设备监造节点,上传进度信息,设备生产的全部过程照片等信息,察觉缺陷跟踪处理。
移动端审批管理:工程管理系统集成企业微信,实现单点登录功能,随时审批,提高效率。
(二)社会价值:帮企业精确追踪和管理资源的使用情况,更方便地收集和分析项目数据,有助于企业更合理地分配资源,减少浪费,提高资源利用效率,从而更好地实现节能环保的目标。推动行业标准化和规范化,通过遵循统一的标准和规范,公司能够提高项目的质量和可靠性,减少风险和不确定性。
(一)业财一体化,项目管理信息系统应于财务系统打通,实现业财一体。业财一体化不是一蹴而就的,需要一个过程。
(二)项目管理信息系统会改变传统既有的业务流程和管理方式,存在一段时间的阵痛期,需要统一思想,加强应用,提升效率并创造价值。
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